入社手続きチェックリスト【無料テンプレート】
雇用契約、社会保険・雇用保険の資格取得届、マイナンバー、扶養控除等申告書、PC・アカウント・備品・名刺の準備まで、人事・労務・総務の入社手続きを時系列で確認できるチェックリストです。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 内定承諾〜入社後1か月（入社手続きの全期間）
- 最終確認日
- 2026年10月28日
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このテンプレートについて
入社手続きは、人事（契約・書類回収）、労務（社会保険・雇用保険・給与）、総務（PC・備品・名刺）の作業が同時に動きます。一人で担当していると、どれか1つが抜けがちです。このチェックリストは、入社前・入社日・入社後の3段階に分けて、担当領域と期限を一覧にしています。
特に期限が決まっている手続きは次のとおりです。
| 手続き | 提出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 年金事務所（事務センター） | 入社日（資格取得日）から5日以内 |
| 健康保険 被扶養者（異動）届 | 同上（資格取得届と同時） | 事実発生から5日以内 |
| 雇用保険 被保険者資格取得届 | ハローワーク | 入社日の属する月の翌月10日まで |
| 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 | 会社が受領・保管 | 最初の給与支払日の前日まで |
使い方
- 入社者ごとにこのファイルをコピーし、氏名と入社日を記入します。
- 「担当」欄に自分以外の担当者（情報システム、上長など）がいれば名前を書き、依頼漏れを防ぎます。
- 完了したら□を■にするか日付を書き込みます。最後に確認者がチェックし、人事ファイルに保管します。
記入時の注意
- 社会保険・雇用保険の加入要件は、雇用形態ではなく所定労働時間・日数や雇用見込み期間で判断します。パート・アルバイトも要件を満たせば加入が必要です。
- マイナンバーは、利用目的を本人に通知し、本人確認（番号確認と身元確認）を行ったうえで取得します。取り扱う担当者を限定し、施錠保管またはアクセス制限をかけてください。
- 健康保険証の新規発行は2024年12月に終了しています。加入後はマイナ保険証の利用登録状況を確認し、マイナ保険証を持たない従業員には保険者から資格確認書が交付されます。
- 中途入社者の前職の源泉徴収票は、年末調整で必要になります。入社時に提出をお願いしておくと年末の回収が楽になります。
内容のプレビュー
入社手続きチェックリスト
入社者氏名：＿＿＿＿＿＿＿＿ 入社日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 雇用形態：□正社員 □契約社員 □パート・アルバイト
所属：＿＿＿＿＿＿ 担当者：＿＿＿＿＿＿ 確認者：＿＿＿＿＿＿
1. 入社前（内定承諾〜入社日前日）
| ✓ | 区分 | 作業 | 期限 | 担当・メモ |
|---|---|---|---|---|
| □ | 人事 | 労働条件通知書・雇用契約書を作成し、締結（変更の範囲を明示） | 入社日まで | |
| □ | 人事 | 入社書類一式を案内（提出書類リスト・提出期限） | 入社2週間前 | |
| □ | 人事 | 入社日の受入れスケジュール・オリエンテーション内容を決定 | 入社1週間前 | |
| □ | 労務 | 社会保険・雇用保険の加入要件を確認（所定労働時間・雇用見込み） | 入社1週間前 | |
| □ | 労務 | 給与計算ソフトに従業員情報を登録（給与・手当・通勤手当） | 入社日まで | |
| □ | 総務 | PC・スマートフォンを手配し、初期設定 | 入社3日前 | |
| □ | 総務 | メール・チャット・業務システムのアカウントを発行 | 入社前日 | |
| □ | 総務 | 座席・ロッカー・入館証（社員証）・鍵を準備 | 入社前日 | |
| □ | 総務 | 名刺を発注（肩書・表記を本人と上長に確認） | 入社1週間前 | |
| □ | 総務 | 制服・文具・備品を準備 | 入社前日 |
2. 入社日
| ✓ | 区分 | 作業 | 期限 | 担当・メモ |
|---|---|---|---|---|
| □ | 人事 | 入社誓約書を回収 | 入社日 | |
| □ | 人事 | 身元保証書を回収（極度額・保証期間の記入を確認） | 入社後2週間以内 | |
| □ | 人事 | 就業規則・社内規程の説明、閲覧場所の案内 | 入社日 | |
| □ | 労務 | マイナンバーを取得（利用目的の通知・本人確認） | 入社日 | |
| □ | 労務 | 基礎年金番号を確認（マイナンバーで届出する場合は不要） | 入社日 | |
| □ | 労務 | 雇用保険被保険者番号を確認（前職がある場合） | 入社日 | |
| □ | 労務 | 扶養控除等（異動）申告書を回収 | 最初の給与支払日の前日まで | |
| □ | 労務 | 被扶養者の情報・書類（続柄・収入の確認書類）を回収 | 入社日 | |
| □ | 労務 | 給与振込口座・通勤経路（通勤手当申請）・緊急連絡先を回収 | 入社日 | |
| □ | 労務 | 前職の源泉徴収票を回収（年内に前職がある中途入社者） | 年末調整まで | |
| □ | 総務 | 貸与PC・スマートフォン利用誓約書を回収し、貸与品を引渡し | 入社日 | |
| □ | 総務 | 備品管理台帳に貸与品を登録 | 入社日 | |
| □ | 人事 | 労働者名簿を作成 | 入社日 |
3. 入社後の届出・登録
| ✓ | 区分 | 作業 | 期限 | 担当・メモ |
|---|---|---|---|---|
| □ | 労務 | 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届を提出 | 入社日から5日以内 | |
| □ | 労務 | 健康保険 被扶養者（異動）届を提出（扶養家族がいる場合） | 入社日から5日以内 | |
| □ | 労務 | 雇用保険 被保険者資格取得届を提出 | 入社月の翌月10日まで | |
| □ | 労務 | 資格情報のお知らせ・資格確認書等を本人へ交付、マイナ保険証の利用を案内 | 届いたら速やかに | |
| □ | 労務 | 住民税：前職からの特別徴収の継続（異動届）または普通徴収からの切替を手続 | 最初の給与支払前 | |
| □ | 労務 | 雇入時の健康診断を実施（または3か月以内の受診結果を回収） | 入社時 | |
| □ | 労務 | 賃金台帳を作成（最初の給与計算時） | 初回給与日 | |
| □ | 人事 | 入社オンボーディング計画（30-60-90日）を上長と共有 | 入社1週間以内 | |
| □ | 人事 | 試用期間の満了日を管理表に登録 | 入社1週間以内 | |
| □ | 総務 | 社内名簿・組織図・メーリングリストを更新 | 入社1週間以内 |
4. 最終確認
| ✓ | 作業 | 確認日 | 確認者 |
|---|---|---|---|
| □ | 書類の原本を人事ファイルに保管（マイナンバー関係書類は別管理） | ||
| □ | 届出の控え・電子申請の公文書を保存 | ||
| □ | 初回給与で社会保険料・雇用保険料・源泉所得税が正しく控除されているか確認 |