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決算賞与を、支払が翌期になっても当期の損金にするには、法人税法施行令第72条の3の要件を満たす必要があります。国税庁タックスアンサーNo.5350によると、①支給額を各人別に、かつ、同時期に支給を受けるすべての使用人に通知していること、②通知した金額を事業年度終了の日の翌日から1か月以内に支払っていること、③通知した期に損金経理していること、の3つです。

同じタックスアンサーは、支給日に在職する人にだけ支給する扱いの場合、その通知は要件の「通知」に当たらないとしています。このひな形の通知書は、通知後に退職した場合も支給する旨を明記しています。あわせて、全員に通知したことを示す通知記録表を付けています。

使い方

1. 配分方法と支給額を社内で決め、取締役会などの決定の記録を残します。
2. 決算日までに、通知書を各人に渡します（メールで送る場合は送信記録を残します）。
3. 通知記録表に、通知日・方法・受領確認を全員分記入し、通知書の控えと一緒に保存します。
4. 決算日の翌日から1か月以内に支給し、支給日から5日以内に賞与支払届を年金事務所などに提出します。

記入時の注意

• 賃金規程の賞与の条文に「支給日に在籍する者に支給する」とある場合は、決算賞与をその例外にする定めを置くか、規程の改定を検討します。
• パートタイマーなどに区分を分けて支給する場合は、区分ごとに同時期に通知します。
• 支給額は税・社会保険料を控除する前の額を書きます。手取り額を書くと、控除後の金額との違いで問い合わせが増えます。
• 税務上の扱いは、事前に顧問税理士に確認してください。