印章管理と押印規程のつくり方:脱ハンコ時代の印鑑の使い分けと電子署名
代表者印・銀行印・角印など会社の印章の種類と管理方法、押印規程に定める内容を解説します。押印が必要な場面と省略できる場面、電子署名・電子契約との使い分け、印章管理簿の付け方まで整理しました。
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契約書を探せない、自動更新に気づかないといった問題を防ぐための契約書管理の基本を解説します。管理台帳の項目、更新期限の管理方法、保存期間の考え方、電子契約で受け取った契約データを電子帳簿保存法のルールで保存する方法まで整理しました。
電子契約サービスを使えば、契約書の郵送・押印・保管の手間を減らせます。ただし労働条件通知書の電子交付は「労働者が希望した場合」に限られるなど、人事で使うときのルールがあります。法令上の要件と、サービスを比較するときのポイントを整理します。
商業登記電子証明書は、法務局が発行する「法人の印鑑証明書」の電子版で、行政手続のオンライン申請や企業間の電子契約で使います。ファイル形式の取得手順(鍵ペアと申請ファイルの作成、発行申請、シリアル番号での取得)、2025年4月に引き下げられた手数料、2026年7月21日に始まった商業登記リモート署名、使用休止届、GビズIDとの使い分けを法務省の案内で整理します。
印紙税は、法律で定められた「課税文書」を紙で作成したときにかかる税金です。総務がよく扱う請負契約書・継続的取引の基本契約書・領収書の税額、写しや副本の扱い、消印の方法、貼り忘れたときの過怠税、電子契約が不課税になる理由を国税庁の情報で整理します。
取締役会と株主総会の議事録は、会社法施行規則で記載事項が決まっています。取締役会議事録への出席取締役・監査役の署名または記名押印、電子署名による電子化、書面決議(みなし決議)の議事録、10年間の本店備置き、登記で使うときの押印と印鑑証明書の注意点を条文に沿って整理します。